OBT? BTMS?

OBT는 Online Booking Tool의 약자로 기업의 출장 관리자나 직원들이 회사의 출장 규정(corporate travel rules)과 예산(budgets)을 준수하며 비즈니스 여행을 예약할 수 있도록 돕는 기업용 예약 플랫폼입니다.

우리나라에서는 BTMS, 기업 출장 관리 시스템(Business Travel Management System) 으로 부르고 있습니다. 이러한 시스템을 운영하면서 기업의 출장을 돕는 일을 주로 하는 업체를 TMC라고 합니다. BTMS라고 국내외에서 검색해보시면 거의 국내에서만 사용되는 단어라는 것을 아시게 될겁니다.

TMC (출장관리회사, Travel Management Company)

기업 출장은 현대 기업 성장의 불가결 요소이며, 그 관리가 점차 복잡해지고 있습니다. 기업 출장 서비스 분야에서 등장하는 여행 관리 회사(TMC)와 기업 출장 관리 여행사(CTA)의 주요 차이점을 정리해 보았습니다. 국내에서는 아직 TMC라는 단어는 익숙한 단어가 아니라서 소개합니다.

Travel Business Talk, 트래블비즈토크뒷담화

이 글에서는 해외에서 표준적으로 부르는 OBT라는 명칭으로 사용하겠습니다.

OBT의 핵심 기능

OBT는 일반적으로 아래 3가지 특징을 가지고 있습니다.

1. 통합플랫폼 : 다양한 항공편, 숙박, 렌터카 옵션을 하나의 플랫폼에 모아 제공합니다.
2. 규정 및 예산 통제 : 기업의 출장 규정(corporate travel rules)과 예산(budgets) 규정을 준수하도록 설계됩니다. 회사의 정책에 맞게 맞춤 설정될 수 있으며, 선호하는 공급업체를 표시하거나 승인 과정(approval process)을 포함하도록 구성할 수 있습니다.
3. 전사적 가시성 : TMC 플랫폼, 리스크 관리 제공업체, 경비 관리 도구 등 다른 시스템과 통합되어 출장 예산 및 향후 일정에 대한 완벽한 가시성(full visibility)을 제공합니다.

OBT는 기본적으로 출장자가 기업의 프로그램 및 정책을 준수하면서 예약을 쉽게 처리하는 것을 목적으로 합니다.

출장 관리 업무 효율성↑…더존비즈온-레드캡투어 서비스 출시

[서울=뉴시스] 오동현 기자 = 레드캡투어와 더존비즈온이 협력해 전사적자원관리시스템(ERP)에 출장관리시스템(BTMS)을 탑재한 통합 관리 서비스를 출시했다고 2일 밝혔다. 양사가 이번에 선보인 서비스는 지난 연말 체결한 전략적 업무 협약(MOU)의 첫 결실이다.더존비즈온 ERP 10의 인사·회계 모듈과 레드캡투어의 BTMS를 결합해 출장 신청부터 실시간…

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OBT의 간략한 역사

현시점에서 크게 중요한 내용은 아닙니다. 하지만 OBT의 역사를 통해서 발전되어온 방향을 이해하면 미래의 변화를 예측할 수 있는 좋은 정보가 되죠. 가볍게 읽어보시면 좋습니다.

A. 초기 단계: GDS 기반의 혁명 (1990년대 중반)

인터넷 등장 이전에는 모든 비즈니스 여행은 전화나 티켓 사무소를 통해 대면 방식으로 처리되었습니다.

• 1995년 최초 등장 : 기업 예약 도구는 1990년대 중반으로 거슬러 올라갑니다. 1995년, ITN(Internet Travel Network, 나중에 GetThere로 명명됨)이라는 회사가 GDS(Global Distribution System) 기술을 기반으로 최초의 상업용 OBT를 출시했습니다. 이는 여행자가 컴퓨터를 통해 전자 항공권을 예약할 수 있게 된 혁명적인 사건이었습니다. 참고로, 최초의 OTA중 하나인 Expedia는 이보다 1년 뒤인 1996년에 출시되었습니다.
• 초기 한계점 : 초기 OBT는 단순히 인터페이스 역할만 했습니다. 티켓 구매 및 서비스에는 여전히 상담원(agent)의 개입이 필요했으며, 여행 일정을 변경하거나 취소하려면 TMC의 여행 상담원에게 연락해야 했습니다. 당연하게도 온라인 예약은 상담원이 변경한 내용을 자동으로 반영하지 못했습니다.

B. 확산과 채택 (2000년대)

2000년대에 들어 OBT는 쉬운 셀프 예약(self-booking)과 기업 여행 정책 준수를 약속하며 기업 여행의 피할 수 없는 미래로 자리잡게 됩니다.

• 도입 저항: 법률 및 컨설팅 회사처럼 고도의 대면 서비스 문화를 가진 조직들은 개인 여행 상담원을 가치 있게 여겨 OBT 도입에 느렸습니다. 또한 셀프 예약이 직원 생산성을 떨어뜨릴 수 있다는 우려도 있었습니다.
• 변화 가속화 : 하지만 두 가지 요인이 흐름을 바꿨습니다. 첫째, 더 저렴해진 에이전시 수수료가 강력한 재정적 논거가 되었습니다. 둘째, 직원들이 예약 화면에서 더 저렴한 항공편이나 호텔 옵션을 볼 때 그것을 선택할 가능성이 높아지는 "시각적 죄책감 효과(visual guilt effect)"가 설득력을 얻었습니다.

C. 모바일 및 SaaS 시대 (2010년 이후)

스마트폰과 모바일 인터넷의 등장으로 OBT의 모바일 버전이 급증하며 다음 기술적 도약을 이끌었고, 모바일 예약이 증가했습니다.

• SaaS 플랫폼 등장 : 2010년에서 2020년대에는 수십 개의 새로운 OBT 제품이 등장했으며, 이들 중 다수는 SaaS(Software as a Service) 플랫폼 형태로 구축되었습니다.
• 새로운 플랫폼 : 오늘날 Spotnana, Navan (이전 TripActions), Atriis, TravelPerk와 같은 새로운 여행 플랫폼은 클라우드 우선 아키텍처(cloud-first architectures), 실시간 데이터 동기화, 그리고 AI 기반 개인화를 제공하며, Booking.com이나 Expedia와 같은 레저 여행자들이 기대하는 사용자 경험과 유사한 경험을 제공하고 있습니다.

전통적 OBT의 기술적 Pain Point

오늘날 선도적인 OBT를 운영하는 많은 기업들은 30년 이상 된 GDS 핵심 기술에 의존하고 있습니다. 이러한 기반은 OBT가 현대 비즈니스 여행의 요구를 따라가는 데 어려움을 겪게 만듭니다.

1. 제한적인 콘텐츠와 GDS 의존성

• 콘텐츠 부족 : 일부 OBT의 콘텐츠는 GDS에 국한되어 있습니다. GDS가 광범위한 커버리지를 제공하지만, 세계 최대 항공사 중 일부(예: Ryanair, IndiGo)의 콘텐츠는 GDS에 없습니다. 이러한 콘텐츠를 확보하려면 TMC가 제3자에게 직접 연결하거나 API를 사용해야 합니다.
• NDC 지원 문제: 전통적인 OBT는 NDC(New Distribution Capability) 콘텐츠에 접근할 수 있지만, NDC 요금을 정확하게 표시하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 예를 들어, 레거시 OBT는 동일 항공편의 다른 번들 오퍼를 다른 항공편 옵션으로 표시할 수 있습니다.
• 시스템 기반 한계: GDS 중심의 시스템으로 설계 및 운영되기에 GDS 외부의 예약에 대하여 반영되지 않을 수 있습니다.

2. 사용자 경험(UX)

• 불편하고 느린 경험 : 전통적인 OBT의 가장 큰 과제 중 하나는 “투박하다(clunky)”는 것입니다. 검색부터 예약 완료까지 10분, 20단계가 소요될 수 있습니다. 이는 고통스러운 경험이며, 레저 플랫폼에서 기대하는 간편함과는 거리가 멉니다.
• 프로필 정보 미활용 : 이름이나 상용 고객 번호 등 필요한 정보를 사용자 프로필에서 자동으로 불러오지 않고 다시 입력하도록 요구하는 경우가 많습니다.

3. 낮은 유연성과 셀프 서비스 한계

• 잦은 비규정 예약(Non-compliance) : OBT의 재고 부족이나 외부 OTA/항공사 웹사이트보다 최적의 가격을 제공하지 못하는 문제 때문에 직원들이 OBT를 벗어나 예약(off-platform bookings)하는 경우가 발생합니다.
• 복잡한 규정 설정의 어려움 : 대기업은 수백 가지의 미묘한 출장 규정을 가질 수 있지만, 레거시 TMC/OBT의 정책 관리 시스템은 이러한 복잡한 규칙을 적절하게 구성하고 변경할 수 있도록 지원하지 못하는 경우가 있습니다.
• 셀프 서비스 불가 : 출장 지연이나 취소는 흔한 일이지만, 비즈니스 여행자가 OBT 내에서 스스로 변경이나 취소를 할 수 없는 경우가 많습니다. 지원을 위해 상담원과의 전화통화가 필요합니다.

4. 모바일 기능 부족

• 대부분의 기존 OBT는 모바일 버전을 개발했지만, 종종 기능이 부족하고 웹 인터페이스를 통해 제공되는 모든 콘텐츠를 표시하지 못할 수 있습니다.

미래의 OBT

OBT 시장의 발전은 기존 문제점들을 해결하고 사용자 만족도를 높이는 방향으로 나아가고 있습니다.

OBT의 핵심 3요소 3C

1. Contents : 가능한 가장 광범위한 예약 옵션을 제공해야 합니다. GDS뿐만 아니라 항공사 직거래 API, OTAs(온라인 여행사), 독립 호텔 등 광범위한 콘텐츠 소스와의 원활한 통합을 위해 API-우선 접근 방식(API-first approach)을 사용해야 합니다. 모든 운임(GDS, LCC, NDC)이 하나의 통합된 화면에 표시되어야 합니다.
2. Customer Experience : 사용하기 쉬워야 하며, 직관적인 인터페이스를 통해 기업의 OBT 채택률을 높이고 불필요한 사용자 교육을 줄여야 합니다. 또한, 데스크탑과 모바일 등 채널에 관계없이원활한 경험을 제공해야 합니다.
3. Control : 기업 출장 정책을 염두에 두고 설정되어 규정 준수를 유도하며, 예산 내 선호 공급업체만 표시, 선택되도록 제공되어야 합니다. 출장 지출 및 정책 준수에 대한 인사이트를 한눈에 확인할 수 있는 데이터 인텔리전스 및 분석 기능도 제공되어야 합니다.

미래 기술 및 통합

• AI 기반의 스마트 컨시어지: OBT 내의 에이전트 AI(agentic AI)는 수동적인 검색 엔진이 아닌, 스마트한 여행 컨시어지처럼 행동할 것으로 예상됩니다. 예약 중, AI는 특정 여행자에게 중요한 사항을 고려하여 “이곳은 안전하고 좋은 보행자 구역이며, 좋은 Wi-Fi를 제공하며, 미팅 장소와 가깝습니다”와 같은 구체적인 추천을 제공할 수 있을 것입니다. 일부 플랫폼은 이미 AI를 활용하여 콘텐츠 소싱 및 예약 흐름을 최적화하거나, 여행자 이력 및 정책을 기반으로 항공편 및 호텔을 실시간으로 추천하고 있습니다. OBT는 AI를 통한 실시간 개인화를 추구하고 있습니다.
• 클라우드 기반의 아키텍처: Spotnana, Navan과 같은 새로운 OBT 플랫폼은 클라우드 우선 아키텍처(cloud-first architectures)를 제공하며, 레저 여행자들이 기대하는 사용자 경험과 유사한 사용자 경험을 제공합니다.
• 모듈화 : OBT는 HR, 송장 발행, 보고 기술 도구 및 플랫폼과 통합될 수 있어야 합니다. 현대적인 OBT들은 마이크로 서비스 아키텍처(microservices architecture)를 사용하여 기능 추가/제거가 용이하며, 고객의 특정 요구에 맞춰 쉽게 적응할 수 있습니다.
• 유연성 : 고객의 태도에 유연하게 대응하여, OBT가 아닌 외부 서비스를 통해 예약한 정보를 OBT 프로그램으로 가져와 관리자가 안전 의무 준수를 확인하거나 비용에 대한 가시성을 확보할 수 있는 통합이 가능하여야 합니다.
• 다국어 및 다중 통화 지원: 국제적인 프로그램을 운영하는 기업에게는 필수적인 기능입니다.

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