By 뒷담화 in 용어사전 — 07 8월 2025

TMC (출장관리회사, Travel Management Company)

기업 출장은 현대 기업 성장의 불가결 요소이며, 그 관리가 점차 복잡해지고 있습니다. 기업 출장 서비스 분야에서 등장하는 여행 관리 회사(TMC)와 기업 출장 관리 여행사(CTA)의 주요 차이점을 정리해 보았습니다. 국내에서는 아직 TMC라는 단어는 익숙한 단어가 아니라서 소개합니다.

TMC(출장관리회사, Travel Management Company)란 무엇인가?

TMC (Travel Management Company)는 기업의 출장 프로그램을 효율적으로 운영할 수 있도록 서비스와 기술 기반의 역량을 활용하여 모든 규모의 기업을 위해 기업 출장을 전문적으로 주선하는 여행사로 정의할 수 있습니다. 이들은 단순히 항공권이나 숙박을 예약하는 것을 넘어, 기업의 출장 정책에 맞춰 비즈니스 출장의 모든 세부 사항을 처리합니다.

TMC의 주요 서비스 :

온라인 예약 도구(OBT, Online Booking Tool): 직원이 직접 항공권, 철도, 숙박, 렌터카 등 다양한 교통편을 쉽고 간편하게 예약할 수 있는 도구를 제공하여 고객 지원 수준을 높입니다.
출장 정책 준수 강제: 기업의 의무 및 위험 관리 의무를 충족하고 모든 팀과 부서에서 공정한 출장 경험을 보장하기 위해 출장 정책 준수 가이드라인을 만들고 이를 따르도록 지원합니다.
보고 및 분석: 상세한 출장 데이터와 통찰력을 제공하여 출장 추세를 이해하고 전략적인 비즈니스 출장 관리 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다.
기업 출장 전문 담당자: 복잡한 요청을 처리하고 출장 전반에 걸쳐 지원을 제공하는 숙련된 전문가를 만날 수 있습니다.
위험 관리 및 현장 지원: 예상치 못한 상황(예: 항공편 결항) 시 라이브 지원을 제공하며, 출장 규정의 마지막 업데이트를 여행자에게 통지하는 등 출장자 안전 지원을 제공합니다.
통합된 경비 관리: 많은 TMC는 SAP Concur Travel & Expense, Chrome River by Emburse와 같은 글로벌 경비 도구와 연동하여 출장 및 경비 시스템이 원활하게 작동하도록 통합 솔루션을 제공합니다.

TMC 사용의 이점:

비용 절감: TMC는 주요 항공사 및 호텔 체인과의 협상된 요금을 통해 비용을 절감하며, 인공지능(AI) 및 머신러닝 기능을 활용하여 예약 지출을 자동으로 최적화할 수 있습니다.
전담 지원 및 도움: 출장자의 복지와 전반적인 안전에 필수적인 전담 지원과 24시간 연중무휴 도움을 제공합니다.
간소화된 예약 프로세스: 숙박, 항공편, 지상 교통편 등 다양한 출장 요소를 하나의 온라인 예약 플랫폼으로 자동화하여 예약 프로세스를 효율적으로 만들고 귀중한 시간을 절약합니다.
데이터 기반 의사결정: 파트너 통합 및 API를 통해 실시간 데이터 수집을 제공하여 출장 트렌드 분석, 위험 관리 평가, 예산 지출 통제에 기여하며 더 나은 비즈니스 의사결정을 가능하게 합니다.
높은 정책 준수: 직원의 출장 예약 관행과 기업의 출장 정책 간의 격차를 해소하여, 검색 결과를 정책 지침에 자동으로 준수하도록 필터링하고, 비준수 시 플래그를 지정하여 추가 승인을 받을 수 있도록 합니다.

대표적인 TMC로는 American Express Global Business Travel (Amex GBT), BCD Travel, CWT, FCM Travel Solutions, Egencia, Navan (구 TripActions), TravelPerk 등이 있습니다.

CTA (출장전문여행사, Company Travel Agency)란 무엇인가?

기업의 출장 요구에 맞춰 매우 맞춤화된 예약 일정을 제공하고, 숙련된 기업 출장 전문가의 경험을 활용하여 최적의 요금, 일정, 스케줄을 찾아내는 데 집중하는 전문 여행사입니다. 이들은 중소기업부터 대기업, 심지어 프리랜서 및 기업가에 이르기까지 모든 규모의 기업을 대상으로 유연하고 개인화된 서비스를 제공합니다.

CTA는 단순히 예약을 대행하는 것을 넘어, 기업의 출장 정책을 수립하고 준수하도록 돕는 포괄적인 서비스를 제공하여 비용 절감, 시간 효율성 증대, 그리고 직원들의 원활한 출장 경험을 보장합니다.

CTA 사용의 이점:

맞춤형 출장 솔루션: 개인 및 조직의 출장 준비 선호도에 맞춰진 맞춤형 출장 솔루션을 제공합니다.
더 큰 유연성 및 민첩성: 직접적인 연락을 통해 출장 예약에 대한 실시간 조정이 가능하여 더 큰 유연성과 민첩성을 누릴 수 있습니다.
관계 기반 접근 방식: 여행 관리 서비스에 대해 여행 전문가와 직접 소통할 수 있어 상세한 요청과 설명을 모든 단계에서 제공받을 수 있습니다.

TMC와 CTA의 주요 차이점

매우 비슷한 일을 하는 TMC와 CTA는 모두 출장을 주선하지만 몇 가지 핵심적인 차이점이 존재합니다.

서비스 접근 방식: CTA는 개인화와 고객별 요구 사항을 강조하는 반면, TMC는 일반적으로 표준화된 프로세스와 기술 기반 솔루션을 따릅니다.
규모 및 범위: TMC는 종종 글로벌 도달 범위와 광범위한 자원을 갖춘 대규모 회사인 반면, CTA는 지역 서비스를 제공하는 소규모 회사일 수 있지만 더 틈새 시장을 제공할 수 있습니다.
가격 책정: TMC는 종종 거래량 또는 거래 수수료를 기반으로 요금을 부과하는 반면, CTA의 가격은 제공되는 서비스 및 고객 요구 사항에 따라 달라질 수 있습니다. TMC는 공급업체와의 협상된 요금을 제공하는 반면, CTA는 비용을 최소화하기 위해 일정을 최적화하고 유리한 조건을 협상할 수 있습니다.

TMC의 출장 및 경비 관리 시스템 (T&E, Travel & Expense Management)

TMC의 시스템은 여러가지 관점에서 기업의 T&E 프로세스를 간소화하고 최적화하는 데 핵심적인 역할을 수행하기 위해 선택되어 운영됩니다.

출장 예약 및 관리: 항공권, 호텔, 렌터카 등의 예약은 물론, 공항 이동 및 기타 지상 교통편, 환전, 보험, 비자 발급, 레저 여행, 장소 섭외 등 특별 요청까지 모두 관리합니다.
출장 중 지원: 출장 위험 관리 및 출장 중 지원, 사후 보고 등의 추가 서비스를 제공합니다.
기술 솔루션 제공: 많은 TMC가 출장 상태 모니터링이나 지출 보고서 등 추가 기능을 갖춘 편리한 온라인 예약 도구(OBT)를 제공합니다.

기업 T&E 관리의 어려움

기존의 기업 출장 및 경비 관리는 수동으로 처리면서 다음과 같은 다양한 문제점을 야기합니다:

영수증 분실 및 보고서 지연: 직원들이 종이 영수증을 잃어버리거나 보고서 제출 기한을 놓치는 경우가 빈번합니다.
보고서 오류 및 데이터 불일치: 잘못된 금액 기재, 부정확한 코드 사용 등 보고서상의 오류와 데이터 조화 문제가 발생합니다.
비용 통제 부족 및 가시성 결여: 분산된 시스템으로 인해 T&E 지출에 대한 통제가 어렵고, 데이터 가시성이 낮아 분석 및 의사 결정이 어렵습니다.
긴 환급 주기: 환급까지 오랜 시간이 걸려 직원들의 불만을 초래하고 기업 출장을 꺼리게 만들 수 있습니다.
높은 처리 비용: 경비 보고서 처리 과정 자체가 높은 비용을 발생시킵니다.

TMC를 통한 T&E 자동화의 이점

TMC는 이러한 T&E 관리의 고질적인 문제를 해결하기 위해 자동화된 솔루션을 제공하며, 이는 기업에 다양한 이점을 제공합니다.

정확성 향상: 수동 데이터 입력을 제거하여 오류를 줄이고, 모든 데이터가 한곳에 저장되어 신속하게 오류를 감지하고 해결할 수 있습니다.
지출 가시성 개선: 직원들이 출장에서 어떤 항목에 얼마를 지출하는지 실시간으로 추적하고, 관련 보고서를 즉시 생성하여 데이터 기반의 의사 결정을 돕습니다.
정책 준수 강화: 기업의 내부 출장 정책 및 규칙이 시스템에 내장되어 있어, 추가 경비를 자동으로 식별하고 예산 준수를 용이하게 합니다.
부정 행위 방지: 자동화 도구는 '업무 경비'로 분류된 지출만 승인하여 업무상 부정 행위를 최소화합니다.
신속한 환급 및 직원 만족도 향상: 경비 제출 및 보고 프로세스를 자동화하여 직원들이 더 빠르게 환급을 받을 수 있도록 하며, 이는 직원 만족도와 기업 출장 의지를 높입니다.
비용 절감 및 시간 효율성: TMC는 주요 공급업체와의 협상된 요금 및 AI/머신러닝 기반의 예약 최적화를 통해 출장 비용을 크게 절감하고, 출장 준비 시간을 단축합니다.

TMC의 T&E 통합 및 솔루션

TMC는 기업의 T&E 프로세스를 효율적으로 만들기 위해 다양한 통합 솔루션을 제공합니다. 국내에서는 익숙하지 않지만 해외에서는 이렇게 기업의 ERP 또는 그룹웨어와 통합된 서비스를 제공하고 있습니다.

온라인 예약 도구(OBT)의 활용: OBT는 직관적인 플랫폼으로, 직원들이 직접 항공, 철도, 숙박, 렌터카를 예약하고 관리할 수 있게 하며, 기업 관리자는 실시간으로 출장 프로그램을 모니터링하고 관리할 수 있습니다. OBT는 모든 유형의 요금(공시, 저가, 구독자, 협상 요금)을 몇 초 안에 보여주며, 출장 정책이 예약 도구에 직접 설정될 수 있습니다.
맞춤형 통합 솔루션:
- 네이티브 시스템 통합: SAP Concur Travel & Expense와 같은 기존 T&E 도구와의 통합을 통해 자동화된 거래 흐름을 제공하여 수동 데이터 입력과 오류를 줄이고 조정 프로세스를 효율화합니다.
- API 통합: 유연하고 관리 부담이 적은 솔루션으로, 영수증 및 거래 세부 정보가 Chrome River by Emburse와 같은 경비 관리 시스템으로 쉽게 유입되도록 합니다. 이는 비용 효율적이며 여러 시스템과의 통합 유연성을 유지합니다.
- 통합 결제 솔루션: Conferma, Mesh Payments와 같은 가상 카드(Virtual Cards) 통합을 지원하여 일관성과 정책 준수를 보장하고, 모든 출장 관련 거래에서 투명하고 원활한 구매 프로세스를 제공합니다.
- 데이터 핸드오프: TMC에서 경비 시스템으로의 자동화된 데이터 전송을 지원하여 출장 지출에 대한 가시성을 높이고 수동 작업 없이 보고 프로세스를 간소화합니다.
고급 관리 및 보고 기능: TMC는 실시간으로 예약 및 출장 경비를 추적하고, 상세한 출장 보고서, 동적 테이블, 그래프, 절감 분석 등을 제공하여 데이터 기반의 의사 결정을 지원합니다. 이들은 중앙 집중식 지출 관리, 데이터 통합, 보고 및 관련 절감 레버 관리를 간소화합니다.
혁신적인 인보이스 및 결제 시스템

해외 주요 TMC 및 T&E 솔루션 사례

다수의 TMC가 포괄적인 T&E 솔루션을 제공합니다:

American Express Global Business Travel (Amex GBT): 세계적인 B2B 여행 플랫폼으로, 여행, 경비, 회의 및 이벤트 관리를 위한 소프트웨어와 서비스를 제공합니다. Amex GBT Neo는 온라인 예약과 업계 최고의 경비 관리를 결합한 통합 플랫폼을 제공합니다. 또한 AI를 활용하여 효율성을 높이고 있습니다. 최근에는 초대형 업체인 CWT를 인수에 성공(?)하기도 했습니다.
CTM (Corporate Travel Management): 여행 및 경비 관리의 복잡성을 해결하기 위해 유연하고 안전하며 확장 가능한 통합 솔루션을 제공합니다.
SAP Concur: T&E 관리를 위한 벤치마크 솔루션으로, Concur Expense (경비 보고), Concur Travel (예약), Concur Invoice (자동 결제), Concur Detect (AI/ML 기반 부정 행위 감지) 모듈을 포함하며, 다국어 및 다중 통화를 지원하여 글로벌 기업에 적합합니다.

Navan (구 TripActions): AI 기반 T&E 관리 앱으로, 최종 사용자를 중심으로 24/7 지원과 보상 프로그램을 제공합니다. Navan Expense와 같은 가상 및 실제 기업 카드를 발행하여 수동 조정 작업을 없애고 지출 통제를 자동 적용합니다.
Emburse: 경비 최적화 분야의 글로벌 리더로, 비즈니스 규모와 요구 사항에 따라 다양한 T&E 관리 도구를 제공합니다.
Expensify, Ramp, Zoho Expense 등: 중소기업부터 대기업까지 다양한 규모의 기업을 위한 T&E 솔루션을 제공하며, 각기 다른 특장점과 통합 기능을 가지고 있습니다.

국내 사례

국내에서 출장전문 여행사라고 한다면 대기업의 출장을 전문으로 하는 호텔신라의 SBTM이나 레드캡투어, 세중, SM C&C, 현대백화점그룹의 현대드림투어가 있죠. 다들 TMC 라고 주장하고 있지만 아직은 출장전문여행사에 더 가깝지 않나 생각됩니다. 시스템적인 완성도가 그렇게 높다는 평가를 받고 있지 못하죠.

그런 상황이다 보니 최근 국내에서는 SAP Concur 가 열심히 영업을 하고 있다고 알려져 있습니다. Concur가 한국 사이트를 별도로 만들어 영업중이라는건 모르셨죠? 국내 파트너로 웹투어가 참가하고 있다는 기사도 찾을 수 있습니다.